Chuyển chấm công sang ứng dụng thì thực sự giảm được những gì

Bảng chấm công giấy và Excel đang ăn mất những gì

Chi phí của việc chấm công bằng giấy và Excel không nằm trong sổ chi tiêu. Nó nằm ở những ngày cuối tháng chép lại số liệu, những cuộc gọi đi hỏi vì thiếu một chữ ký, và cái buổi chiều dò ngược lại toàn bộ bảng vì con số không khớp trước kỳ lương. Doanh nghiệp không trả bằng tiền mà trả bằng thời gian của người quản lý.

Phần lớn nhất là việc chép lại. Dữ liệu được tạo ra ở hiện trường, nhưng phải đi qua tay người quản lý thêm một lần nữa mới trở thành thứ có thể tổng hợp được. Đọc chữ viết tay, nhập vào ô Excel, và nếu có nhiều cơ sở thì còn phải gộp các biểu mẫu khác nhau về một dạng. Công việc này không tạo ra thông tin mới. Nó chỉ chuyển một sự thật đã tồn tại sang một cái hộp khác, và trong lúc chuyển thì sai sót xuất hiện.

Vấn đề thứ hai là độ tin cậy của bản ghi. Bảng chấm công giấy không chứng minh được nó được viết vào lúc nào. Con số ghi bên cạnh giờ vào ca có thể được viết đúng lúc đó, cũng có thể được viết dồn vào cuối ngày, và không có cách nào phân biệt. Việc ký hộ nếu có xảy ra thì rất khó truy ra về sau. Sửa chữa cũng không để lại dấu vết. Khi phát sinh tranh cãi, hai bên chỉ còn cách đối chiếu trí nhớ với trí nhớ. Trong tình huống đó không ai thắng, chỉ có quan hệ giữa quản lý và nhân viên bị hao mòn.

Thứ ba là xử lý ngoại lệ. Người đi làm đúng giờ và về đúng giờ hầu như không tốn chi phí quản lý nào. Chi phí nằm ở phần ngoại lệ: nghỉ nửa buổi, nghỉ ốm, làm việc từ xa, đi công tác, đổi ca, tăng ca. Những việc này thường được trao đổi qua tin nhắn. Phê duyệt được đưa ra bằng miệng hoặc bằng một dòng chat, rồi trôi đi đâu đó trong lịch sử hội thoại. Cuối tháng người quản lý phải cuộn ngược lên để dựng lại xem ai đã xin gì, được ai duyệt, vào ngày nào. Khi mọi người nói rằng chấm công mệt mỏi, thứ họ đang chỉ vào thường chính là chỗ này.

Chi phí này không tăng đều theo số người. Nó gãy ở một ngưỡng. Với năm người thì người quản lý nhớ hết trong đầu, bảng biểu có sơ sài cũng vẫn chạy được. Đến hai mươi người, có thêm cơ sở thứ hai, thêm nhân sự bán thời gian, thì cuốn sổ trong đầu sụp xuống. Từ lúc đó, bản thân việc không tin được vào bảng số liệu đã là một áp lực riêng. Phần lớn doanh nghiệp bắt đầu tìm công cụ đúng vào giai đoạn này.

Còn một thứ nữa bị mất mà ít ai để ý: những câu hỏi không thể trả lời. Quý vừa rồi bộ phận nào đi trễ nhiều hơn, chính sách làm việc từ xa thực sự có bao nhiêu người dùng, tăng ca có đang dồn vào một vài cá nhân hay không. Giấy và Excel không trả lời được những câu này. Không phải vì thiếu dữ liệu mà vì thiếu cấu trúc. Các dấu tích trên một bảng kẻ ô được tạo ra để người đọc, không phải để máy tổng hợp.

Ứng dụng chấm công tự động hóa ba chỗ: ghi nhận, tổng hợp, xử lý ngoại lệ

Một ứng dụng chấm công thay con người làm ba việc. Nó đưa thời điểm tạo bản ghi về đúng hiện trường, tách phần tổng hợp cuối tháng ra khỏi thao tác thủ công, và kéo các phê duyệt ngoại lệ đang nằm rải rác vào trong cùng một bộ dữ liệu. Ba phần này chiếm gần hết chi phí đã nói ở mục trên.

Điểm thay đổi cốt lõi trong khâu ghi nhận là thời điểm. Bản ghi được tạo ra trong ứng dụng là do chính người lao động tạo ra tại thời điểm đó, và thời điểm ấy được lưu lại. Bước chép lại biến mất, nên sai sót phát sinh từ việc chép lại cũng biến mất. Kèm theo đó là ngữ cảnh: thao tác được thực hiện từ thiết bị nào, có nằm trong bán kính cơ sở đã đăng ký hay không. onSpots xử lý phần này bằng cách chỉ ghi nhận check in và check out khi người dùng ở trong vùng bán kính mà quản trị viên đã thiết lập, và đánh dấu những lần chấm công có dấu hiệu giả mạo vị trí.

Việc để quy tắc phán định rời khỏi tay con người cũng quan trọng không kém. Nếu mỗi lần đi trễ đều do quản lý cân nhắc, tiêu chuẩn sẽ dao động. Hôm nay bỏ qua, tuần sau nhắc nhở, thì đó không còn là quy tắc mà là tâm trạng. Khi đã đặt sẵn một khoảng thời gian ân hạn và để hệ thống phán định theo đó, ít nhất cùng một tình huống sẽ cho ra cùng một kết quả. onSpots cũng phân loại đúng giờ và đi trễ tự động dựa trên khoảng ân hạn được cấu hình. Thứ thu được ở đây không hẳn là độ chính xác mà là tính nhất quán. Nhân viên thường chấp nhận quy định vì nó nhất quán chứ không phải vì nó chính xác đến từng giây.

Tổng hợp là phần giảm tải rõ ràng nhất. Khi từng bản ghi đã có cấu trúc, con số cuối tháng là kết quả của một phép tính chứ không phải kết quả của một buổi làm việc. Với onSpots, quản trị viên tải về bảng chấm công theo tháng cho từng cơ sở. Điều cần kiểm tra ở đây không phải là có tính năng xuất file hay không, mà là định dạng. Nếu các cột trong file tải về không khớp với thứ mà quy trình tính lương của công ty cần, thì việc chép tay tưởng đã bỏ được sẽ sống lại ở một chỗ khác. Ở giai đoạn đánh giá công cụ, nên đưa file mẫu cho chính người phụ trách tính lương xem và xác nhận.

Xử lý ngoại lệ là hạng mục bị đánh giá thấp nhất khi chọn công cụ. Khi việc xin phép và phê duyệt diễn ra trong ứng dụng, bản thân sự phê duyệt trở thành một phần của dữ liệu. Ai xin gì vào lúc nào, ai xử lý vào lúc nào, tất cả nằm cùng chỗ với dữ liệu chấm công. Khác biệt so với thời phê duyệt qua tin nhắn không nằm ở sự tiện lợi mà nằm ở khả năng truy vết. onSpots cho phép gửi yêu cầu làm việc từ xa và xin nghỉ ngay trong ứng dụng, quản trị viên duyệt hoặc từ chối cũng trong ứng dụng, và kết quả cùng các thông báo chung được đẩy qua push notification. Thông báo nghe có vẻ nhỏ nhặt, nhưng thứ làm giảm tình trạng yêu cầu bị treo nhiều ngày thường lại chính là nó.

Cũng nên nói rõ phần không được tự động hóa. Đặt khoảng ân hạn bao nhiêu phút, bán kính cơ sở bao nhiêu mét, cho phép làm việc từ xa mấy ngày một tháng: công cụ không quyết định thay doanh nghiệp. Đó là quyết định của người điều hành. Đưa một quy tắc tồi vào ứng dụng thì chỉ khiến quy tắc tồi đó được thi hành nhanh hơn và nhất quán hơn. Trên thực tế, những trường hợp nhân viên phản ứng mạnh sau khi triển khai thường không phải do công cụ, mà do một quy định vốn được áp dụng lỏng lẻo bấy lâu nay lần đầu tiên được thực thi nghiêm túc. Sắp xếp lại quy định trước, đặt công cụ lên sau, là thứ tự an toàn hơn.

Yêu cầu khác nhau theo loại hình: văn phòng, cửa hàng, công trường, cơ sở đào tạo

Lý do phổ biến nhất khiến việc chọn ứng dụng chấm công thất bại là giả định của công cụ không khớp với hình thái làm việc thực tế. Công cụ thiết kế cho văn phòng cố định sẽ vênh khi áp vào nhân sự di chuyển liên tục, và công cụ thiết kế theo ngày sẽ vênh khi cần quản lý theo ca hoặc theo buổi học. Phải xác định doanh nghiệp mình thuộc nhóm nào trước.

Làm việc văn phòng có giả định đơn giản nhất. Địa điểm cố định, khung giờ cố định, nên cơ chế check in theo bán kính cơ sở khá phù hợp. Vấn đề thực sự ở đây không phải kỹ thuật mà là quy định. Ân hạn bao nhiêu phút, ngày đi gặp khách bên ngoài thì ghi nhận thế nào, ngày làm việc tại nhà thì căn cứ vào đâu để công nhận. Ngoài ra còn phải tìm được ranh giới không tạo cảm giác bị giám sát. Công việc văn phòng vốn đã hiện diện qua nhiều kênh khác, nên thông tin tăng thêm từ việc xác minh vị trí là ít, trong khi phản ứng tâm lý lại có thể lớn.

Cửa hàng bán lẻ và ngành ăn uống thì khác hẳn. Có ca kíp, có nhiều điểm bán, và nhân sự bán thời gian thay đổi thường xuyên. Điều quan trọng ở đây là đăng ký người mới nhanh đến mức nào. Nếu việc cấp tài khoản cần quá nhiều thao tác của quản trị viên, cửa hàng sẽ lặng lẽ quay lại dùng giấy. Cũng cần kiểm tra dữ liệu có tách theo từng điểm bán và bảng tháng có xuất theo từng cơ sở hay không. Doanh nghiệp nào theo dõi lãi lỗ theo từng cửa hàng thì chi phí nhân công cũng phải rơi đúng về cửa hàng đó mới dùng được.

Nhân sự hiện trường là nhóm khó nhất. Xây dựng, lắp đặt, giao vận, bán hàng đi thị trường: nơi làm việc thay đổi mỗi ngày. Đây vừa là nhóm cần xác minh vị trí nhất, vừa là nhóm mà mô hình bán kính cố định ít phù hợp nhất. Với nhóm này phải kiểm tra công cụ có cho đăng ký nhiều địa điểm hay không, hoặc có dùng một cơ chế xác minh khác hay không. Nếu doanh nghiệp của bạn rơi vào trường hợp này, tốt hơn là viết rõ yêu cầu ra rồi đi tìm công cụ phù hợp, thay vì cố ép một công cụ vốn thiết kế cho văn phòng. Cách thiết lập vị trí và bán kính cơ sở như onSpots phù hợp với nhóm có nơi làm việc xác định.

Cơ sở đào tạo là nơi dễ nhầm hai bài toán khác nhau thành một. Chấm công của nhân viên và điểm danh của học viên không giống nhau. Chấm công nhân viên là bài toán tổng hợp thời gian làm việc theo ngày. Điểm danh học viên là bài toán ghi nhận sự có mặt theo từng buổi học, và kết quả đó còn nối sang học phí hoặc tiến độ chương trình. Hiếm có công cụ nào làm tốt cả hai. Các trung tâm nên tách bạch ngay từ đầu là mình cần cái nào, hoặc nếu cần cả hai thì mỗi cái sẽ xử lý bằng gì.

Có một biến số nữa cắt ngang tất cả các loại hình: ngôn ngữ. Trong những tổ chức mà quản lý và nhân viên khác tiếng mẹ đẻ, chẳng hạn doanh nghiệp Hàn Quốc hoạt động tại Việt Nam, nếu giao diện chỉ có một ngôn ngữ thì sẽ có người đứng giữa làm phiên dịch. Có phiên dịch ở giữa thì quy định bị biến dạng, và quy định biến dạng sẽ quay lại thành tranh chấp. Đó cũng là lý do onSpots hỗ trợ tiếng Hàn, tiếng Việt và tiếng Anh. Khi chọn công cụ, hãy coi việc nhân viên có đọc được màn hình bằng tiếng mẹ đẻ của họ hay không là tiêu chí quan trọng ngang với danh sách tính năng.

Tóm lại thứ tự nên là: viết ra ba tình huống chấm công khó xử lý nhất trong doanh nghiệp của bạn, rồi đem ba tình huống đó ra thử với từng công cụ ứng viên. Nếu chỉ nhìn vào các trường hợp thuận lợi để quyết định, thì sau khi triển khai chắc chắn sẽ tắc đúng ở ba chỗ đó.

Những thứ cản trở khi triển khai: dữ liệu cá nhân, thông tin vị trí, sự chấp nhận của nhân viên

Thứ chặn việc triển khai thường không phải là tính năng. Dữ liệu chấm công là dữ liệu cá nhân, và thông tin vị trí thuộc nhóm nhạy cảm hơn cả. Thêm vào đó, khi nhân viên cảm nhận đây là công cụ giám sát thì hệ thống chỉ còn lại phần hình thức. Không xử lý ba việc này trước khi triển khai thì sau đó sẽ phải xử lý với cái giá đắt hơn nhiều.

Trước hết là quy định pháp luật. Các quy định về dữ liệu cá nhân và hồ sơ lao động khác nhau giữa các quốc gia và cũng thay đổi theo thời gian. Bài viết này sẽ không khẳng định điều khoản cụ thể của bất kỳ nước nào. Thứ cần xác minh trên thực tế gồm ba điểm: phải thông báo và lấy đồng ý về hạng mục thu thập và mục đích sử dụng theo hình thức nào, phải lưu trữ hồ sơ trong bao lâu và hủy khi nào, và nếu dữ liệu có chuyển ra ngoài lãnh thổ thì kèm theo yêu cầu gì. Hãy lấy câu trả lời từ tư vấn pháp lý tại địa phương và bộ phận pháp chế của công ty. Dựa vào một bài blog hay lời giới thiệu của bên bán công cụ là rủi ro.

Tách khỏi câu chuyện pháp lý, vẫn có những nguyên tắc thiết kế đúng ở mọi nơi. Nguyên tắc đầu tiên là chỉ thu thập thứ cần thiết. Với thông tin vị trí thì điều này đặc biệt đúng. Theo dõi vị trí suốt cả ngày và chỉ kiểm tra xem tại hai thời điểm vào ca và ra ca người đó có nằm trong bán kính đã đăng ký hay không là hai chuyện hoàn toàn khác nhau. Cách thứ nhất để lại lộ trình di chuyển, cách thứ hai chỉ để lại hai câu trả lời có hoặc không. Chọn cách thứ hai thì thiệt hại khi rò rỉ cũng nhỏ hơn và giải thích với nhân viên cũng dễ hơn. Cách onSpots ghi nhận check in và check out trong vùng bán kính cơ sở thuộc nhóm này. Khi đánh giá công cụ, nhất định phải hỏi rõ vị trí được thu thập vào lúc nào và với tần suất ra sao.

Sự chấp nhận của nhân viên không giải quyết được bằng công nghệ. Cùng một công cụ, ở doanh nghiệp này thì trụ được, ở doanh nghiệp khác thì hai tháng sau bị bỏ xó, và khác biệt phần lớn nằm ở cách triển khai. Nếu một ngày ứng dụng bỗng được cài đặt mà không báo trước, rồi kỳ lương tháng sau xuất hiện một khoản trừ chưa từng thấy, thì hệ thống chấm công của doanh nghiệp đó mất niềm tin ngay hôm ấy. Niềm tin vào dữ liệu chấm công hồi phục rất chậm. Một tháng bị trừ sai sẽ ở lại lâu hơn một năm giải thích.

Về mặt thực hành, có thể làm như sau. Trước khi áp dụng, thông báo bằng văn bản những gì được thu thập và những gì không. Ghi cụ thể thời điểm hệ thống kiểm tra vị trí. Tháng đầu tiên chạy song song với cách cũ, chỉ đối chiếu kết quả và chưa đưa vào tính lương. Công bố rõ khi bản ghi bị sai thì đề nghị chỉnh sửa với ai và theo quy trình nào. Và giải thích rằng hệ thống này cũng là bằng chứng đứng về phía người lao động: chính bản ghi đó ngăn tình huống bị nhắc nhở đi trễ trong khi thực tế không trễ, hoặc làm thêm giờ mà không được ghi nhận.

Các tính năng như phát hiện giả mạo vị trí nên được dùng thận trọng. onSpots đánh dấu những lần check in có dấu hiệu giả mạo vị trí. Dấu đánh đó là tín hiệu để con người xem lại, không phải là một phán quyết. Thiết bị hoặc điều kiện sóng có thể gây báo nhầm, và nếu vận hành theo kiểu tự động phạt thì chắc chắn sẽ có người chịu oan. Hãy lập sẵn quy trình để người phụ trách kiểm tra và hỏi lại đương sự với những bản ghi bị đánh dấu.

Cuối cùng là phân quyền. Ai được xem dữ liệu ở phạm vi nào cần quyết định ngay từ khi triển khai. Thói quen dùng chung một tài khoản quản trị cho tiện vừa có vấn đề về dữ liệu cá nhân, vừa khiến sau này không truy được ai đã duyệt việc gì. Mỗi người một tài khoản là cách an toàn hơn.

Dữ liệu chấm công chỉ có giá trị khi nối được sang lương và quy định

Bản thân dữ liệu chấm công không có giá trị. Giá trị nằm ở công đoạn phía sau tiêu thụ dữ liệu đó. Có hai công đoạn như vậy: tính lương, và quy định nội bộ cùng nghĩa vụ tuân thủ. Thiếu mối nối này thì ứng dụng chỉ là một cách điểm danh mới thay cho cách cũ.

Khi nối sang lương, thứ gây vướng trên thực tế là định dạng. Kết quả mà hệ thống chấm công đưa ra phải khớp với đầu vào mà quy trình tính lương cần. Làm tròn thời gian theo đơn vị nào, tính tăng ca từ mốc nào, đi trễ trong bao nhiêu phút thì không trừ: đó là quy tắc do doanh nghiệp đặt ra. Nếu công cụ phản ánh được đúng các quy tắc đó thì tốt, còn nếu không thì phải ghi rõ ai áp dụng chúng ở bước nào. Bỏ trống chỗ này thì mỗi tháng người phụ trách lại xử lý theo cảm tính, và rốt cuộc phần thủ công tưởng đã loại bỏ chỉ đơn giản dọn sang phía tính lương. Bảng chấm công theo tháng cho từng cơ sở của onSpots cũng nên được nhìn theo tiêu chí này. Quan trọng không phải là có file, mà là file đó đi thẳng được vào quy trình lương của công ty hay không.

Phía quy định và tuân thủ cũng vậy. Giới hạn giờ làm, trần giờ tăng ca, thời gian nghỉ và ngày nghỉ, thời hạn lưu trữ hồ sơ: những lằn ranh này khác nhau theo từng địa phương. Bài viết này sẽ không đưa ra con số cụ thể. Điều có thể nói về mặt cấu trúc là muốn chứng minh doanh nghiệp đang tuân thủ thì cần có hồ sơ được sắp xếp. Nên nghĩ trước xem khi có đợt kiểm tra hoặc tranh chấp thì mình sẽ nộp cái gì làm căn cứ. Còn việc lưu hồ sơ nào, ở dạng nào, trong bao lâu thì hãy xác nhận theo quy định tại địa phương.

Sau một thời gian sẽ xuất hiện công dụng thứ ba: khả năng trả lời câu hỏi. Bộ phận nào đang có xu hướng đi trễ tăng lên, tăng ca có dồn vào một vài người hay không, chính sách làm việc từ xa mới ban hành thực sự có ai dùng không. Những câu hỏi này không nhằm giám sát con người mà nhằm nhìn ra trạng thái vận hành của tổ chức. Nếu tăng ca dồn vào một người, khả năng cao đó không phải vấn đề của người đó mà là vấn đề của cách phân bổ nhân lực hoặc cách ước lượng khối lượng công việc. Dữ liệu cho biết nên nhìn vào đâu, chứ không cho biết nên trách ai.

Ngược lại cũng có điều phải cảnh giác. Nếu đưa chỉ số chấm công lên làm công cụ đánh giá cá nhân, người ta sẽ bắt đầu quản lý chỉ số. Sẽ xuất hiện kiểu check in đúng giờ rồi mới bắt đầu làm việc sau đó. Từ thời điểm ấy, dữ liệu không còn phản ánh thực tế mà chỉ phản ánh chính nó. Giữ hồ sơ chấm công đúng với mục đích ban đầu là tính lương và tuân thủ quy định, còn đánh giá hiệu quả công việc thì xử lý bằng tiêu chí khác, là cách bền hơn.

onSpots là dịch vụ quản lý chấm công do Yeowubie Interaction phát triển và phát hành trên iOS và Android. Sản phẩm xử lý việc check in và check out trong bán kính cơ sở đã đăng ký, yêu cầu và phê duyệt làm việc từ xa và nghỉ phép, gửi thông báo chung, phân loại đúng giờ và đi trễ theo khoảng ân hạn được cấu hình, và tải bảng chấm công theo tháng cho từng cơ sở, với ba ngôn ngữ tiếng Hàn, tiếng Việt và tiếng Anh. Chúng tôi vừa làm dự án cho khách hàng vừa tự xây và tự vận hành những sản phẩm như vậy. Tự vận hành thì mới thấy vấn đề nằm ở những chỗ không được ghi trong danh sách tính năng, và kinh nghiệm đó quay lại giúp ích cho các dự án của khách hàng.

Nếu bạn đang cân nhắc triển khai, thứ tự nên như sau. Xác định trước điểm nào trong công tác chấm công hiện tại đang tốn nhiều thời gian nhất. Tùy vào việc đó là khâu chép lại số liệu, khâu truy vết phê duyệt ngoại lệ, hay khâu nối sang tính lương mà công cụ cần thiết sẽ khác nhau. Sau đó sắp xếp quy định thành văn bản, thông báo trước cho nhân viên, và kiểm chứng bằng một tháng chạy song song. Chọn công cụ trước rồi mới chỉnh quy định cho khớp thường dẫn đến việc phải làm lại lần thứ hai.