Thu hẹp khoảng cách giữa người tìm việc và nhà tuyển dụng tại Việt Nam bằng một ứng dụng
Vì sao người tìm việc và nhà tuyển dụng không tìm thấy nhau
Phần lớn trường hợp không phải vì thiếu người hay thiếu việc. Hai bên mô tả cùng một công việc bằng hai bộ từ vựng khác nhau, đăng tin và tìm tin ở những kênh khác nhau, lại còn lệch nhau về thời điểm. Đây là vấn đề thông tin chứ không phải vấn đề số lượng, nên gom thêm người vào một chỗ không giải quyết được.
Hãy hình dung một xưởng sản xuất nhỏ ở Bình Dương cần người quản lý đơn hàng cho khách Hàn Quốc. Tin đăng viết: tuyển nhân viên văn phòng, nhanh nhẹn, ưu tiên biết tiếng Hàn. Cùng lúc đó, một bạn vừa tốt nghiệp ngành Hàn Quốc học mô tả bản thân là có kinh nghiệm phiên dịch bán thời gian và hỗ trợ chăm sóc khách hàng. Hai đoạn văn này nói về gần như cùng một công việc, nhưng không có đủ từ khóa trùng nhau để bất kỳ công cụ tìm kiếm nào ghép chúng lại.
Kênh thông tin thì vụn ra thành nhiều mảnh. Nhóm tuyển dụng trên Facebook, nhóm Zalo, người quen giới thiệu, bảng tin trước cổng khu công nghiệp, các trang việc làm tổng hợp: mỗi kênh chạy theo cách riêng. Bên tuyển đăng ở nơi họ quen, bên tìm việc lại xem ở nơi khác. Cả hai đều nỗ lực, nhưng không bao giờ lọt vào tầm nhìn của nhau.
Quy mô doanh nghiệp làm vấn đề nặng thêm. Công ty vài chục nhân sự hiếm khi có bộ phận nhân sự chuyên trách. Người viết tin là chủ doanh nghiệp hoặc bạn hành chính kiêm nhiệm, nên tuyển dụng luôn bị đẩy xuống cuối danh sách. Cách khả thi duy nhất là đăng một lần rồi chờ, và nếu không ai ứng tuyển thì cũng không có thời gian tìm hiểu vì sao.
Độ lệch thời điểm gây thiệt hại lớn hơn nhiều người nghĩ. Tin đăng từ sáu tuần trước vẫn nằm trên đầu danh sách dù vị trí đã có người từ lâu. Ứng viên soạn hồ sơ cẩn thận, gửi đi, rồi không nhận được phản hồi nào, và vài lần như vậy là họ mất niềm tin vào tin tuyển dụng nói chung.
Khi có thêm điều kiện đặc thù, dải phù hợp còn hẹp hơn nữa. Trường hợp điển hình là doanh nghiệp Hàn Quốc đầu tư tại Việt Nam cần người biết tiếng Hàn. Bộ lọc từ khóa của các trang việc làm tổng hợp xử lý điều kiện này rất kém. Điều thực sự quyết định là ứng viên dùng tiếng Hàn ở mức nào và đã dùng trong bối cảnh nào, mà thông tin đó lại nằm chôn trong phần tự mô tả. Job Connect VN, một sản phẩm của chúng tôi, tự định vị đúng ở dải hẹp này: nền tảng tuyển dụng kết nối nhân tài Việt Nam biết tiếng Hàn với doanh nghiệp.
Những thông tin mà một trang hồ sơ không truyền tải được
Hồ sơ xin việc là định dạng để loại bớt, không phải để hiểu một con người. Ngay khi phải nén xuống một trang, phần lớn thông tin thực sự cần cho quyết định bị đẩy ra ngoài: khoảng cách đi làm chấp nhận được, ca làm việc có thể nhận, thời điểm bắt đầu được, mức lương tối thiểu mong muốn, và bối cảnh thực tế đã dùng ngoại ngữ.
Lấy một dòng quen thuộc làm ví dụ: biết tiếng Hàn. Dòng này được viết bởi người có chứng chỉ TOPIK cấp 4, bởi người học giao tiếp qua phim truyền hình, và bởi người đã ba năm nghe chỉ dẫn sản xuất trong nhà máy Hàn Quốc. Năng lực làm việc thực tế của ba người hoàn toàn khác nhau. Nhà tuyển dụng không tin nổi dòng đó nên phải gọi điện kiểm tra, và phần lớn cuộc gọi ấy đã có kết luận trong ba mươi giây đầu. Thời gian của cả hai phía bị đốt ở đó.
Thiệt hại theo chiều ngược lại cũng lớn. Sàng lọc hồ sơ tạo ra một sai sót có tính hệ thống là loại nhầm người phù hợp: ai làm cùng công việc nhưng diễn đạt khác đi, ai chưa quen trình bày kinh nghiệm, sẽ bị loại trước. Người tìm việc đầu tiên trong đời và người chuyển từ vị trí sản xuất sang văn phòng chịu bất lợi rõ nhất. Chọn hồ sơ viết tốt và chọn người làm tốt có giao nhau, nhưng không phải là một.
Vì vậy, khi thiết kế sản phẩm, câu hỏi chỉ có một: mục thông tin nào thật sự làm thay đổi quyết định. Khu vực và bán kính đi lại, hình thức làm việc và khả năng nhận ca, thời điểm có thể bắt đầu, khoảng lương kỳ vọng, bằng chứng cho năng lực ngoại ngữ. Chừng đó thường quyết định khoảng tám phần mười. Chỉ cần cấu trúc hóa những mục này thì tìm kiếm và bộ lọc mới thực sự hoạt động. Phần còn lại nên để nguyên dạng tự mô tả.
Nhưng cấu trúc hóa có giới hạn rất rõ. Càng thêm ô nhập liệu thì tỷ lệ hoàn thành càng giảm, và với người đang gõ trên điện thoại giữa chuyến xe buýt về nhà thì một biểu mẫu hai mươi trường gần như bất khả thi. Thay vì tăng số ô, hãy đổi cách hỏi. Hỏi ứng viên đã dùng tiếng Hàn ở đâu và trong bao lâu cho ra thông tin chính xác hơn nhiều so với bắt họ tự chấm điểm theo thang năm bậc.
Phía doanh nghiệp cũng mắc đúng vấn đề đó. Nếu mục giới thiệu công ty chỉ có năm thành lập và ngành nghề, ứng viên không thể biết mình sẽ làm gì ở đó. Chỉ cần ghi rõ ba điều là công việc trong ba tháng đầu, quy mô nhóm sẽ làm cùng, và người mình báo cáo trực tiếp, thì quyết định có ứng tuyển hay không đã khác hẳn.
Hành vi tìm việc ưu tiên điện thoại: thực tế của thị trường Việt Nam
Với phần lớn người đang tìm việc tại Việt Nam, điện thoại là chiếc máy tính đầu tiên và trên thực tế là chiếc duy nhất. Tìm tin, viết hồ sơ, hẹn lịch phỏng vấn đều diễn ra trên lòng bàn tay. Một quy trình tuyển dụng không thừa nhận điều này sẽ tự tạo ra những điểm khiến ứng viên bỏ dở giữa chừng.
Việc tìm việc không diễn ra trong một buổi ngồi liền mạch mà vỡ thành nhiều mảnh: mười phút trên xe buýt, năm phút giờ nghỉ trưa, mười lăm phút trước khi ngủ. Quy trình ứng tuyển bị đứt giữa các mảnh đó thì phần lớn sẽ không được nối lại. Cho nên khả năng lưu tạm rồi viết tiếp, và việc không bắt nhập lại thông tin đã có, quyết định hồ sơ có được gửi đi hay không.
Điểm rơi phổ biến nhất là tải tệp đính kèm. Yêu cầu hồ sơ dạng PDF là chuyện nhỏ với người có laptop, nhưng hoàn toàn không nhỏ với người chỉ dùng điện thoại: họ không có công cụ soạn tài liệu, mà nếu có thì cũng rất khó chỉnh sửa trên màn hình bé. Cho phép tạo hồ sơ ngay trong ứng dụng rồi gửi đi trực tiếp sẽ xóa hẳn rào cản này.
Kênh liên lạc cũng phải bám theo thực tế. Quy trình chỉ nhận email sẽ chỉ giữ lại những người vốn đã dùng email hằng ngày, trong khi kênh phản hồi nhanh ở Việt Nam là điện thoại và Zalo. Nên để ứng viên tự chọn kênh họ trả lời được.
Còn một việc nữa là làm sao để người dùng quay lại. Người tìm việc không mở ứng dụng mỗi ngày, nên nếu ứng dụng không chủ động báo khi có tin phù hợp thì tin đó coi như không tồn tại. Nhưng thông báo tràn lan thì bị tắt ngay lập tức. Độ chính xác của thông báo chính là tuổi thọ của dịch vụ.
Đó là lý do chúng tôi làm Job Connect VN theo dạng ứng dụng web cài đặt được: thêm vào màn hình chính mà không cần qua kho ứng dụng, thiết kế theo khung màn hình dọc, và không nặng trên máy cấu hình thấp. Cập nhật diễn ra mà người dùng không phải thao tác gì, vì mỗi lần bắt người ta tải bản mới là một lần mất bớt người dùng.
Phía tuyển dụng cũng không khác. Người xem hồ sơ hiếm khi ngồi cả ngày trước máy tính bàn: họ xem lúc đi qua xưởng, lúc ngồi trên xe từ chỗ đối tác về. Màn hình doanh nghiệp chỉ chạy tốt trên máy bàn thì phản hồi sẽ chậm, mà phản hồi chậm thì ứng viên tốt đã nhận nơi khác.
Chất lượng tin tuyển dụng quyết định tỷ lệ ứng tuyển
Tin tuyển dụng không phải một thông báo mà là một trang giới thiệu sản phẩm. Ứng viên chỉ dựa vào đúng đoạn văn đó để quyết định có bỏ thời gian ra hay không. Khi thông tin bị bỏ trống, kết quả rơi vào một trong hai: không ai ứng tuyển, hoặc hồ sơ đổ về nhưng chẳng ai đúng điều kiện. Cả hai đều đốt thời gian của người tuyển.
Những mục thực sự quyết định là cố định và không nhiều. Tên vị trí cụ thể, nơi làm việc ghi đến cấp quận huyện, giờ giấc và hình thức ca, khoảng lương, phân biệt rõ điều kiện bắt buộc với điều kiện ưu tiên, và thời điểm dự kiến phản hồi. Tiêu đề tuyển nhân viên văn phòng không cho ai thông tin gì. Ghi là phụ trách quản lý đơn hàng cho khách Hàn Quốc thì người đọc biết ngay đây có phải việc của mình hay không.
Thói quen không ghi lương phải trả giá đắt nhất. Không có lương nghĩa là ứng viên đang đánh cược thời gian của chính mình: soạn hồ sơ, đi phỏng vấn, rồi mới biết điều kiện không khớp. Vài lần như thế là họ bỏ qua thẳng những tin không có lương. Không ghi được con số chính xác thì nên ghi khoảng, khoảng cũng khó thì ghi lương được xác định dựa trên cơ sở nào.
Thói quen liệt kê tràn lan yêu cầu cũng làm giảm lượng ứng tuyển. Khi mọi thứ có thì tốt đều bị đẩy vào phần bắt buộc, chính người phù hợp lại tự thấy mình không đủ tiêu chuẩn và rút lui. Chỉ cần tách điều kiện bắt buộc khỏi điều kiện ưu tiên là nhóm ứng viên đã rộng ra đáng kể.
Đến đây thì vai trò của phần mềm hiện ra rõ. Đưa một ô trống rồi bảo người ta tự viết thì đa số cho ra tin ngắn và mơ hồ. Đặt câu hỏi thì có câu trả lời: người vào vị trí này làm gì trong tháng đầu, giờ giấc thế nào, khoảng lương ra sao. Cấu trúc hóa các câu trả lời đó thì tìm kiếm và ghép nối mới có nền để chạy. Giúp viết tin tốt hơn và tạo dữ liệu có cấu trúc hóa ra là cùng một việc.
Phần cuối là thứ phần mềm không làm thay được. Tuyển xong thì gỡ tin xuống, và khi từ chối vẫn gửi một câu trả lời ngắn. Đây không phải tính năng mà là thái độ, và nó đọng lại thành uy tín. Thị trường lao động Việt Nam hẹp hơn ta tưởng, và tiếng đồn về một công ty không bao giờ trả lời lan rất nhanh.
Ứng dụng rút ngắn được gì và phần nào con người vẫn phải làm
Thứ phần mềm rút ngắn là chi phí tìm kiếm. Nó gom thông tin rải rác về một chỗ, sắp xếp theo cùng một định dạng, đẩy tin phù hợp đến đúng người trước, và lưu lại dấu vết của những gì đã trao đổi. Đó là việc dọn bỏ thao tác lặp đi lặp lại. Việc đánh giá một con người không nằm trong danh sách này.
Ranh giới đó vừa nhòe đi là vấn đề bắt đầu. Tính năng chấm điểm hồ sơ rồi tự động xếp hạng thì dễ làm và trông có vẻ thuyết phục. Nhưng điểm số ấy về bản chất gần với việc đếm cách diễn đạt. Người quen trình bày kinh nghiệm sẽ nổi lên trên, và đúng cái khoảng cách nói ở đầu bài được tái tạo với tốc độ cao hơn. Loại nhanh hơn và tìm được người hợp hơn là hai mục tiêu khác nhau.
Phần việc của con người vẫn còn nguyên. Người này có gắn bó lâu dài không, hiện còn thiếu nhưng học là được không, công ty mình mang lại được điều gì cho họ. Những câu này chỉ có lời đáp trong một cuộc trò chuyện, và ứng viên cũng không thể chỉ nhìn màn hình mà quyết định. Cuối cùng vẫn phải gặp nhau, và vai trò của ứng dụng dừng lại ở chỗ giúp cuộc gặp ấy đến sớm hơn với ít lần đi lại vô ích hơn.
Yeowubie Interaction là một studio phát triển phần mềm làm việc ở cả Hàn Quốc và Việt Nam. Chúng tôi vừa làm dự án cho khách hàng, vừa xây và tự vận hành sản phẩm của mình. Job Connect VN là sản phẩm phụ trách mảng tuyển dụng tại Việt Nam, cùng hàng với Langtori kết nối người học và người dạy tiếng Hàn, và Winnie hỗ trợ hộ kinh doanh nhỏ tại Việt Nam vận hành cửa hàng. Có những thứ không tự vận hành thì không thể biết, nên chúng tôi giữ cách làm này.
Cũng nên nói thêm rằng tuyển dụng không kết thúc vào lúc người mới bước vào công ty. Ngay sau ngày đi làm đầu tiên là câu hỏi chấm công và ghi nhận giờ làm ra sao, và đó là phần mà onSpots của chúng tôi phụ trách, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và không giới hạn ở một quốc gia. Hai công cụ tách biệt, nhưng trong vận hành là một dòng chảy liền nhau.
Tóm lại, ứng dụng làm nhỏ đi khoảng cách khiến hai bên không tìm thấy nhau: nó thống nhất định dạng thông tin, giữ cho quy trình không đứt trên điện thoại, và đặt câu hỏi để tin tuyển dụng được viết tử tế. Từ đó trở đi là việc của con người. Vạch ranh giới này một cách trung thực mới là cách làm ra sản phẩm dùng được lâu.
